文字与公文
红头、发文字号、纪要和条款放在文字组件，套核定过的中文模板。
文字组件管红头、纪要、制度、合同条款，页边距和装订线在这里设。表格管清单、报价、季度数和勾选进度。演示管汇报页和培训提纲，母版锁住后撰稿只动正文。PDF 管对外封版和盖章扫描件。四件放在同一套 WPS中文版里打开，不必为一种格式再装一套软件。
对外发出前先想清楚哪一件是正式件。合同正文以文字为准，金额以表格为准，幻灯只放摘要，扫描件用 PDF 批注缺页。协作范围写在首页。还没装的同事走下载页做 WPS Office下载，装好同一账号就能开这些组件。
红头、发文字号、纪要和条款放在文字组件，套核定过的中文模板。
报价和季度数在表格里改，演示只引用摘要，避免两处各写一个数。
汇报用演示，封版和扫描件用 PDF。导出时可隐藏备注，批注会写回当前文件。
外来稿最常见是 doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx 和 pdf。文字与 Word 文档可以来回另存，版式按原格式保存，页眉页脚和分节一般能对上。复杂域和宏要抽查，对外发送前用对方软件抽开一页。表格从 xlsx 打开时，求和、条件、查找类公式会保留，偏门加载项或外部数据源可能要在原表里再算一遍。
演示母版可以换成中文模板，换完检查每页占位符。PDF 直接在同一套里打开，批注和高亮写入当前文件。扫描件转文字后提供对照阅读，仍要人工校对。兼容不是把每一种冷门控件都重算一遍，关键单元格和页眉要抽查后再当正式件。
| 来稿格式 | 用哪个组件 | 另存时注意 |
|---|---|---|
| doc / docx | 文字 | 可另存回 Word 常用格式，抽查域和宏 |
| xls / xlsx | 表格 | 先看公式栏，再核几个关键格 |
| ppt / pptx | 演示 | 换母版后查占位符，锁定后再协作 |
| 批注写回原文件；无批注副本需另存 |
还在改口径的稿放云文档，已经定稿再导出附件或 PDF。附件每发一版就容易多出带日期的副本，对不上谁改了哪一段。小组周报、投标答疑、合同回合都适合云文档。评论钉在原文，修订能回看，不必在聊天里截图对数字。
权限按人加。只需要看的人改成仅查看，需要批注的人打开评论。同时改同一份文字或表格时，按段落和单元格写入，不会整篇互相覆盖。断网后本机会暂存，上线再同步。最终稿以云文档为准，本地文件夹只作草稿和离线备份。
电脑适合定栏、改表结构、调母版和排红头。手机适合补一句批示、改开户名、回一条评论。只改句子和数字，回电脑版式一般保持。手机上大幅拉列宽或动演示占位符，回电脑可能要微调控。长文在电脑定栏，手机不重排整篇。
四端登录同一账号，云文档列表对齐。未上传的本地文件夹不会出现在手机上，要补改先存云文档。演示彩排只留讲者和控场可编辑。WPS下载装到手机之后，不要把手机当排版机，把结构工作留在电脑。
最常见的误操作是把云文档另存到桌面再改，又不标日期，最后出现两份都像最终稿。小组共同编辑以云文档为准。发外部从云文档导出 PDF，不要把桌面那份又传回群里。关闭时若提示另存，先看路径是不是仍在云文档。
另一类误操作是从邮件再次另存，覆盖了正在协作的文件名。收到附件先核对是不是旧版，新改动应回到云文档。把表打成图片贴进幻灯后再改底表，幻灯里的数不会变，汇报会念错。扫描件转文字后不校对就当正式件，金额和名称最容易错。权限该收的时候没改，离开项目的同事还能改正文。
中文办公侧最近补了装订线预览、互转编号、导出隐藏备注、扫描对照和标点检查。下面按日期列出，条目不设跳转。需要领取安装包时走下载页完成 WPS Office下载。
红头文打印前可以预览装订线是否压字。页边距按核定模板设，不要在演示里硬排整份公文。
从表格贴进文字，或从文字生成表时，项目编号可以留下。仍要检查缩进，编号连续再定稿。
对外封版可去掉讲稿备注，避免口播流到外部。对内演示仍保留备注，讲者按页核对时间。
识别结果和原图对照着看，生僻字、印章和手写仍可能错。金额、日期、名称按纸质件核完再复制。
校对项可标出全角空格和混用标点。界面语言和输入法不是一回事，检查项只处理文稿里的符号。
发一份通知：文字套公文模板，写发文字号和正文，预览装订线，附件清单用表格，盖章件扫成 PDF。季度经营会：表格出完成量，文字出说明，演示出汇报页，导出 PDF 时可隐藏备注。合同回合：条款在文字云文档里改，对方要纸质时导出 PDF，扫描件回来对照阅读后再改条款。
培训开班：制度发文字云文档，签到用表格，提纲用演示。实习生只看制度，不改薪酬表。投标：正文、报价、汇报三件分开，数以表格为准。扫描件合同批注缺页，不要把批注当成已经改过的正文。这些用法都在 WPS中文版 四个组件里完成，不需要再切到别的套件才能看 pdf。
从文字粘到演示，分节和页眉不会按幻灯页自动切开，应使用演示占位符重放标题。从表格贴进幻灯，列宽会被压缩，关键列先藏再贴，能保留可编辑对象就不要打成图片。从表格转到文字，项目编号可以保留，但仍要看缩进是否乱。从文字出 PDF，页边距按公文模板，装订线预览后再打印。
PDF 批注不会变成可编辑正文。演示导出隐藏备注后，对内那份演示仍留下备注。手机改完回电脑，只动过句子的稿一般不乱，动过结构的页要微调控。切换组件前先想哪一份是源文件：数在表格，条款在文字，页序在演示，封版在 PDF。
可以。文字组件打开 doc、docx 后，可另存回 Word 常用格式，版式按原格式保存。复杂域和宏要抽查。对外发送前用对方软件抽开一页页眉页脚。
常见求和、条件、查找类公式会保留。偏门加载项或外部数据源可能要在原表里再算一遍。打开后先看公式栏，再核对几个关键单元格。
演示组件打开母版视图，选中要替换的版式再套中文模板。协作时建议锁定母版，只开放正文页。换母版后检查每页占位符有没有错位。
在 PDF 组件里做的批注和高亮会写入当前打开的文件，保存后其他人打开能看到。若只是导出一份无批注的副本，用另存并关闭批注层。扫描件上的批注不会自动变成可编辑正文。
红头、发文字号和正文在文字组件里套公文模板。附件清单可用表格，汇报用演示，盖章扫描件放 PDF。不要在演示里硬排整份红头文，页边距和装订线对不齐。
只改句子和数字，版式一般保持。手机上大幅改表格列宽或演示占位符，回电脑可能要微调控。长文建议在电脑定栏，手机只补批示。
若以可编辑对象贴入，演示里还能改数。若已打成图片，数字不会跟着底表变。季度汇报建议保留表格源文件，幻灯只放摘要，数以表格为准。
要。识别结果会提供对照阅读，生僻字、印章和手写仍可能错。对外发出前按纸质件核对金额、日期和名称。校对完再复制到文字稿，不要直接当正式件。
小组共同编辑的以云文档为准。本地文件夹适合草稿和离线备份，发外部前从云文档导出 PDF。不要同时改云上一份和桌面一份还不标日期。
不是。WPS中文版指软件界面和校对语言，输入法是系统里的拼音或五笔。界面装成中文后，仍可按系统输入法打字。标点全角半角在校对项里单独检查。